Softwarepakket voor business centers en coworking spaces

Van ultramodern luxe nieuwbouw kantoorpand tot aan het huisvesten van start-ups en freelancers in een bestaand bedrijvenverzamelgebouw.. Met multi-admin Intranet voor business centers en coworking spaces bedienen we elk segment en kunt u rekenen op digitale faciliteiten die bij uw kantooraanbod passen. Van een eenvoudig overzicht met organisaties en medewerkers tot bezoekersmanagement, postbeheer en ruimteverhuur inclusief planning en facturatie.

In het kort:

  • Intranet voor aangesloten bedrijven
  • Informatievoorziening huurders
  • Nieuws- en Agendavoorzieningen
  • Huisregels en Protocollen
  • Beheerdersmeldingen en notificatiesysteem
  • Reparatieverzoeken
  • Ruimtebeheer
  • Zaalverhuur

Basis software voor bedrijvenverzamelgebouwen

Multi-Admin voor business centers en coworking spaces is zeer flexibel en altijd uit te breiden met modules naar keuze. Standaard wordt uw softwarepakket met de volgende modules en functionaliteiten opgeleverd:

Gebruikers en Rechten

U bepaalt zelf welke gebruikers welke rechten hebben binnen de software. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om het intranet alleen door beheerders of receptiepersoneel te laten aanpassen, maar u kunt ook alle huurders ( al dan niet beperkte) toegang geven tot bepaalde informatie en functionaliteiten. 

Bedrijfspagina’s

Voor elke organisatie is er een profielpagina aan te maken door u als beheerder of door de organisatie zelf. Een organisatie kan vervolgens gekoppelt worden aan entiteiten in andere modules zoals gebruikers, ruimtes, of nieuwsberichten.

Ruimtebeheer

Met de modules voor ruimtebeheer creëert u bijvoorbeeld een overzicht van welke ruimtes door een organisatie gehuurd worden. Er is een mogelijkheid om speciale ruimtetypes of afdelingen aan te maken met daaronder de specifieke ruimtes. Alle ruimtes zijn naar wens aan te vullen met specifieke informatie zoals ruimtenummer -naam en -capaciteit, eventueel te verduidelijken met foto’s en plattegronden.

Ruimteplanner

Voor algemeen te gebruiken ruimtes zoals spreekkamers, vergaderzalen of ateliers is er de uitgebreidere ruimteplanner. U kunt zelf bepalen wie de mogelijkheid hebben om deze ruimtes te reserveren en/of in te plannen. Ook voor deze ruimtes zijn er mogelijkheden om specifieke informatie toe te voegen zoals presentatiefaciliteiten, mogelijke tafelopzettingen, uurprijs en capaciteit.

Agenda- en nieuwsvoorzieningen

Elke organisatie heeft wel eens wat te melden. Standaard wordt de software voor Coworking Spaces en Business Centers opgeleverd met de module nieuws en agenda. Hier kunnen aan de ene kant interne nieuwsitems over het pand zelf aan worden toegevoegd. Maar u kunt de huurders ook eventueel zelf nieuwsitems of (openbare) evenementen laten delen. Het biedt nieuwe mogelijkheden om intern meer contact en betrokkenheid te creëren. 

Meldingen en notificaties

Niet alle huurders zullen regelmatig op het intranet inloggen om te kijken of er nieuwe items of informatie te vinden is. Daarom is deze voorzien van een uitgebreid meldingen- en notificatiesysteem per e-mail, sms of browsermelding. Gebruikers kunnen zelf aangeven of zij dagelijks, wekelijks of maandelijks een email-overzicht  ontvangen met de laatste artikelen zoals kenniscentrum, nieuws, agenda en meldingen. 

Huisregels en protocollen

Alles op één plek geregeld en voor iedereen toegankelijk. Dat is het uitgangspunt van de software voor bedrijvenverzamelgebouwen. Met de module kennisbank kunt u eenvoudig een naslagwerk aanleggen en onderhouden voor de gebruikers van het pand. Altijd een actueel overzicht met de huisregels, of protocollen / belangrijke telefoonnummers in geval van calamiteiten. Tevens is het mogelijk om bijvoorbeeld verslagen van verschillende werkgroepen of huurdersoverleg toe te voegen. 

vast bedrag per maand

Het softwarepakket voor uw bedrijvenverzamelgebouw wordt aangeboden als een SAAS-pakket voor een vast bedrag per maand. Hierdoor profiteert u altijd van de meest actuele software en de laatste (beveiligings)updates.

Altijd inclusief:

  • Module: Gebruikers
  • Module: Rollen & Rechten
  • Module: Organisaties
  • Modules: Locaties & Ruimtes
  • Module: Spaceplanning
  • Incl: 200GB dataverkeer p/m
  • Modules: Nieuws en Agenda
  • Incl: 10GB opslagruimte
  • Module: Kenniscentrum
  • Incl: Maandelijkse updates
  • Modules: Notificaties
Vanaf
60Per maand

Aanvullende modules/ Bouwstenen

Groepen

Met de module Groepen is het mogelijk om huurders of andere betrokken in te delen in bijvoorbeeld werkgroepen of groepen die bepaalde updates en uitnodigen moeten/willen ontvangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een groep voor huurdersoverleg, BHV’ers of een groep die dagelijks het kantine-menu willen ontvangen. 

Reparatieverzoeken

Multi-admin staat met name voor het centraal regelen van een aantal zaken. Zo kunt u hieraan ook de module voor reparatieverzoeken toevoegen. Elke gebruiker kan een reparatieverzoek indienen voor specifieke ruimtes. Deze komen automatisch bij de desbetreffende beheerder(s) terecht die hierop een reactie kan geven, inplannen, uitvoeren en status wijzigen.

Openbaar reserveren van vergaderzalen en coworking space

Als u de algemene ruimtes ook extern beschikbaar stelt voor kortetermijnverhuur, bijvoorbeeld het verhuren van vergaderzalen of bureaus op uurbasis. Dan kan de software ook openbare reserveringspagina’s aanbieden waarbij de beschikbaarheid, prijs en kenmerken direct wordt gesynchroniseerd met de ruimtes- en planningmodule uit het basispaket.

Bezoekersregistratie en -aanmelding

De module bezoekersregistratie kan afhankelijk van de wens zeer divers worden ingezet. Het is mogelijk slechts enkele gegevens te registreren zoals naam, tijd en de organisatie voor wie hij kwam. Maar deze is ook verder uit te breiden met het vooraf aanmelden van bezoekers door de organisatie of gebruikers die de bezoekers verwachten. Ook is het mogelijk om in te stellen of een bezoeker direct mag worden doorgestuurd of zal worden opgehaald. 

Customised software

Branding

Een intern systeem voor een bedrijvenverzamelgebouw is er met name op functionaliteit gericht, daarom is multi-admin zo ontworpen dat gebruiksvriendelijkheid voorop staat. Uiteraard zijn er alsnog mogelijkheden om de software wel te laten aansluiten bij de stijl van uw eigen organisatie. Het voordeel van multi-admin is dat techniek voor een groot deel los staat van ontwerp, dus hier kunnen custom wijzigingen in aangebracht worden. 
Daarnaast draait uw systeem  altijd via uw eigen (sub)domein zoals mijn.bedrijfsnaam.nl, databeheer.bedrijfsnaam.nl of bedrijfsnaam.me.

Als u de “externe modules” gebruikt zoals reserveringsformulieren, bevestigingen en facturatie dan zijn deze uiteraard ook volledig naar uw eigen stijl om te zetten.

Custom data en functionaliteit

Maakt uw organisatie gebruik van heel specifieke datasets, mist u een module of bepaalde velden bij bijvoorbeeld uw CRM systeem? Dan zijn er verschillende opties om het dienstenpakket naar wens uit te breiden. Bij elke module zijn z.g.n. customfields aan te maken. Zo voegt u bijvoorbeeld een veld “sleutelnummer” of “contractsoort” toe aan het CRM. Maar ook voor complete datasets, automatiseringsprocessen, of contentbeheer biedt multi-admin uitkomsten. In overleg wordt een bestaande module aangepast of ontwikkelen we een compleet nieuwe module voor u.  Deze module kan gekoppeld worden aan andere modules en u blijft altijd gebruik maken van de reguliere (beveiligings)updates van Multi-Admin.

Website

Het systeem biedt mogelijkheden om data 1-op-1 te synchroniseren met uw eigen website. Denk bijvoorbeeld aan de profielpagina’s van bedrijven, (zaalverhuur)agenda en nieuwsberichten. Dit is natuurlijk afhankelijk van de Content Management Software die u gebruikt, maar wij adviseren u graag over de mogelijkheden.

Automatisering

Dit is waar het echte gebruikersgemak en de tijdbesparing begint. Wanneer het systeem voor u is ingericht en uw data is geïmplementeerd is het tijd om te kijken naar eventuele automatisering.

Bezoekers- en postnotificaties

Wanneer uw huurders zelf hun (pakket)post op  moeten halen, of wanneer u gebruik maakt van de bezoekersmodule, kan uw notificatiesysteem worden uitgebreid met real-time meldingen. De receptie kan uw huurder bijvoorbeeld automatisch een mail of sms sturen wanneer een bezoeker of pakket is gearriveerd. 

Facturatie en Betaling

Met de facturatiemodule kunt u uw vaste en tijdelijke huurders direct factureren vanuit de ruimteplanning software. Er kunnen diverse verhuurprijzen worden aangemaakt en een geautomatiseerde periodieke verhuurfactuur worden aangemaakt, met eventuele betaallink voor een geautomatiseerde afhandeling. 
Het is zelfs mogelijk om uw pinapparatuur van Worldline te koppelen en direct aan te sturen m.b.v. het digitale facturatiesysteem, hierdoor hoeft u nooit meer zelf bonnetjes of facturen uit te printen of een extra betaalstroom bij te houden.

Narrowcasting

Multi-admin software voor business centers en coworking spaces kunt u ook direct uw narrowcastingschermen aansturen. Er kunnen automatisch slides voor uw informatieschermen worden aangemaakt vanuit (selecties uit) de verschillende modules. Denk hierbij aan een overzicht van ruimteverhuur/vergaderingen, mededelingen, nieuws- en agenda-items. Ook zijn er diverse koppelingen mogelijk met externe systemen zoals weer- en nieuwsvoorzieningen.

Koppelingen met externe systemen

Multi-Admin groeit maandelijks met nieuwe modules maar sommige infrastructuur kan het beste worden ondergebracht bij services die hierin gespecialiseerd zijn. Denk bijvoorbeeld aan betaalsystemen, uw website, boekhoudpakketten en (digitale)toegangscontrolesystemen.  Daarom bieden wij diverse opties aan om deze diensten alsnog vanuit 1 plek te regelen door te koppelen en synchroniseren met deze externe soft- en hardware. Dit kan door imports, e-mailupdates, API-koppelingen en andere synchronisatiemethoden. Neemt u gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.