Online Intranet / Bedrijfsportaal

Met multi-admin als intranet creëert u op relatief goedkope wijze een online platform waar collega’s en afdelingen kunnen samenwerken. Er kunnen projectgroepen aangemaakt worden voor bijvoorbeeld het delen van bestanden, het plannen en uitvoeren van taken, CRM-functionaliteiten en informeren m.b.v. een nieuws-, agenda- en F.A.Q-module.

in het kort

  • Informeren, plannen en samenwerken
  • Interne, externe en tijdelijke medewerkers
  • Ook mobiel goed te gebruiken
  • Afdelingen en Projectgroepen samenstellen
  • Urenregistratie
  • CRM functies
  • Rechten en Rollen
  • Intern notificatiesysteem

Basis software voor Intranet of Bedrijfsportaal

Altijd inclusief:

Gebruikers, groepen en rechten

In eerste instantie wilt u uiteraard uw eigen medewerkers toegang geven tot het intranet. Deze zijn vervolgens onder te verdelen in bepaalde gebruikers- of projectgroepen en in afdelingen te plaatsen. U kunt aangeven tot welke modules de gebruikers(groepen) rechten hebben, maar ook per item zoals nieuwsberichten of bestanden is in te stellen wie deze wel en niet in mag zien.  

Een ander groot voordeel voor grotere organisaties is uiteraard dat iedereen altijd beschikt over een actuele lijst met contactgegevens, naar wens gespecificeerd op afdeling of groep. De tijd van incomplete e-mailgroepen is voorbij. 

CRM: Samenwerken met klanten

U kent waarschijnlijk de standaard Customer-Relation-Management software. Een tool waarmee u klanten, cliënten en andere relaties kunt managen en delen met uw collega’s. Deze personen kunnen worden toegevoegd aan een of meerdere bedrijven waar ze werkzaam zijn, contactgegevens onderhouden, contactmomenten gemonitord etc.

Multi-admin heeft daarnaast de unieke eigenschap dat uw relaties op eenzelfde manier worden opgeslagen als uw medewerkers. Op deze manier kunt u ook uw klanten (tijdelijke) toegang geven tot bepaalde modules en informatie binnen uw bedrijfsportaal. Denk bijvoorbeeld aan projectgroepen met bijbehorende documenten, planningen, afspraken, urenregistratie en communicatie met het team. 

Actuele en informatieve functionaliteiten / knowledgebase

Standaard wordt multi-admin voor bedrijven opgeleverd met een aantal informatieve basismodules. Met de nieuwsvoorziening kan intern nieuws kenbaar worden gemaakt aan iedereen op wie dit van toepassing is. Activiteiten kunnen in de agenda worden geplaatst waar vervolgens mensen voor uitgenodigd kunnen worden en de RSVP-functie kan worden gebruikt. Ook bestaat er een interne kennisbank wat als naslagwerk kan dienen voor bijvoorbeeld organisatieprocessen en huisregels.
Intranetbeheerders kunnen speciale meldingen of waarschuwingen plaatsen op de persoonlijke dashboards in geval van belangrijke updates, werkzaamheden of calamiteiten.

Taken

Eindeloze post-it-trails, beeldschermen vol geeltjes en papieren todo-lijstjes die vervolgens aan het eind van de dag in een la of papierbak verdwijnen. Houd taken centraal en laat men de digitale todolijsten op het intranet gebruiken. Naar wens kan het systeem zo worden ingericht dat collega’s/leidinggevenden inzicht hebben in andermans taken, voor elkaar aan kunnen maken en/of uitvoeren. 

vast bedrag per maand

Multi-admin als intranet of bedrijfsportaal wordt aangeboden als een SAAS-pakket voor een vast bedrag per maand. Hierdoor profiteert u altijd van de meest actuele software en de laatste (beveiligings)updates.

altijd inclusief:

  • Module: Gebruikers
  • Module: Organisaties
  • Module: Gebruikersgroepen
  • Module: Kennisbank/ F.A.Q.
  • Module: Notificaties
  • Incl: 200GB dataverkeer p/m
  • Module: Locaties & Ruimtes
  • Incl: 10GB opslagruimte
  • Module: Nieuws
  • Incl: Maandelijkse updates
Vanaf
45Per maand

Modules als extra bouwstenen

De behoeften van elke organisatie is weer anders en daarom is ons portal systeem opgebouwd uit meer dan 75 losse modules die naar wens op elk moment aan uw klantportaal kunnen worden toegevoegd. Enkele functionaliteiten zijn bijvoorbeeld de modules voor:

Urenregistratie

In veel organisaties is het een maandelijks terugkerend stress-momentje: het moment dat de urenregistratie ingeleverd moet worden. Binnen multi-admin is een handige timetracker beschikbaar waar medewerkers simpelweg hun klokje aan hoeven te zetten wanneer ze aan een taak, project, of klant beginnen. De tijd begint automatisch te lopen totdat ze het klokje weer uit zetten. Iedereen maakt natuurlijk wel eens een foutje of vergeet wat, dus de time-entries zijn ook gewoon handmatig aan te maken of wijzigen. Managers hebben de mogelijkheid om uren af te keuren of bevestigen.

Datumprikker

Een bijeenkomst voor een grote groep organiseren kan heel wat planning en organisatie teweegbrengen. Stuur binnen het bedrijfsportaal eenvoudig een datumprikker rond naar medewerkers, afdelingen en klanten met datumvoorstellen. Wanneer iedereen zijn of haar voorkeur kenbaar heeft gemaakt hoeft u enkel nog maar één van de meest geschikte datums te bevestigen en iedereen ontvangt een uitnodiging en zal deze in zijn persoonlijke kalender zien verschijnen.

Ruimteplanner

Heeft u vergaderzalen en spreekkamers voor algemeen gebruik? Wilt u de receptiebemanning inplannen? Of wilt u simpelweg een overzicht van wie er in welk kantoor te vinden is? Dan is de ruimteplanner wat voor u.
Maak éénmalig de locaties, afdelingen en/of ruimtetypes aan zoals vergaderzaal, atelier, receptie. En vervolgens de verschillende ruimtes en kantoren binnen dit type. In de planner kunnen u en uw medewerkers exact aangeven wie op welk moment de ruimtes bezet en eventueel welke klanten er langskomen.

Uitgebreide projectgroepen

Elke projectgroep bestaat uit een groep medewerkers en desgewenst klanten, die een eigen startpagina hebben binnen het intranet. Hier wordt allerhande informatie verzameld uit de andere modules. Zo kunnen er koppelingen worden gelegd met bijvoorbeeld taken, agenda-items, urenregistratie en bestanden. Voor elke organisatie kan een projectgroep weer andere elementen bevatten, onze implementatie consultantadviseert u hier graag bij.

uw eigen custom intranet

Branding

Een intranet is er met name op gericht om functioneel te zijn, daarom is multi-admin zo ontworpen dat gebruiksvriendelijkheid voorop staat. Uiteraard zijn er alsnog mogelijkheden om het bedrijfsportaal wel te laten aansluiten bij de stijl van uw eigen organisatie. Het voordeel van multi-admin is dat techniek voor een groot deel los staat van ontwerp, dus hier kunnen custom wijzigingen in aangebracht worden.
Daarnaast draait uw bedrijfsportaal  altijd via uw eigen (sub)domein zoals mijn.bedrijfsnaam.nl, intranet.bedrijfsnaam.nl of bedrijfsnaam.me.

Ook e-mails die verzonden worden vanuit dit systeem kunnen van uw eigen domeinnaam gebruik maken.

Custom data en functionaliteit

Maakt uw organisatie gebruik van heel specifieke datasets, mist u een module of bepaalde velden bij bijvoorbeeld uw CRM systeem? Dan zijn er verschillende opties om  het intranet naar wens uit te breiden. Bij elke module zijn z.g.n. customfields aan te maken. Zo voegt u bijvoorbeeld een veld “naam huisdier” of “contractsoort” toe aan het CRM. Maar ook voor complete datasets, automatiseringsprocessen, of contentbeheer biedt multi-admin uitkomsten. In overleg wordt een bestaande module aangepast of ontwikkelen we een compleet nieuwe module voor u.  Deze module kan gekoppeld worden aan andere modules en u blijft altijd gebruik maken van de reguliere (beveiligings)updates van Multi-Admin.

Automatisering

Dit is waar het echte gebruikersgemak en tijdbesparing begint. Wanneer het systeem voor u is ingericht en uw data is geïmplementeerd is het tijd voor de automatisering.

Updates en Notificaties

Wilt u uw medewerkers regelmatig op de hoogte houden nieuwe items binnen het intranet? Denk bijvoorbeeld aan downloads, helpdeskartikelen, beleidsregels, nieuws, evenementen of andere updates? Dan biedt het automatische notificatiesysteem een uitkomst. Gebruikers hoeven niet dagelijks opnieuw in te loggen op het intranet, maar krijgen (naar keuze) elke dag, week, of maand compleet geautomatiseerd een e-mail met een overzicht van de laatste items of wijzigingen die op hen van toepassing zijn.

Statuswijzigingen

Een van de krachtigste functionaliteiten van multi-admin zijn de automatiseringsprocessen op het moment van statuswijzigingen. Denk bijvoorbeeld aan het uitvoeren van een taak: op het moment dat er een taak op “uitgevoerd” wordt gezet kan automatisch de timetracker gestopt worden en een notificatie naar de leidinggevende of naar wens, direct naar de klant worden gestuurd om de taak of urenregistratie goed te keuren. Maakt u gebruik van de facturatiemodule dan zouden deze uren ook direct omgezet kunnen worden naar een factuur naar uw klant. 
Zo zijn er voor elke mult-admin installatie en per module/entiteiten weer andere actie-reactie statuswijzigingen in te stellen.

Procesoptimalisering

Zoals eerder genoemd zijn er binnen multi-admin in principe een ontelbaar aantal (custom)modules in te schakelen. Deze modules kunnen zowel los als gekoppeld aan elkaar functioneren. U kunt entiteiten binnen zo’n module altijd los aanmaken en bewerken. Zoals een time-entrie of een taak. Maar om echte tijdswinst te behalen kijken we graag met u samen welke processen er geautomatiseerd plaats kunnen vinden of vereenvoudigen om met zo min mogelijk “kliks” zo veel mogelijk werk uit handen te nemen. 

Koppelingen met externe systemen

Waarschijnlijk heeft u al diverse diensten en softwarepakketten in uw kantoor infrastructuur opgenomen. Multi-Admin groeit maandelijks met nieuwe modules maar wij realiseren ons dat het soms moeilijk is om afscheid te nemen van een product wat u al jaren naar tevredenheid gebruikt.  Mede daarom bieden wij diverse opties aan om uw intranet met externe systemen te koppelen. Denk bijvoorbeeld aan betaalsystemen, administratiepakketten en CRM-systemen. Dit kan door imports, e-mailupdates, API-koppelingen en andere synchronisatie. Neemt u gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.